Managementondersteuner

Ben jij een professional in het organiseren, plannen en het managen van managers en zorg je graag voor de puntjes op de i? Zoek je een baan vol dynamiek en krijg je energie van regelen, schakelen en ontzorgen? Dan maken wij graag kennis met je!

Als Managementondersteuner bij het WODC ben je een proactieve professional die het leuk vindt om meerdere managers van ons managementteam te ondersteunen. Je vindt het leuk om hun werk zo soepel mogelijk te laten verlopen. Je houdt in principe twee tot drie agenda’s bij en bent inhoudelijk op hoofdlijnen op de hoogte van wat er binnen de afdelingen speelt. Hierdoor leg je makkelijk verbanden tussen agenda-afspraken en andere dagelijkse activiteiten. Dit zorgt ervoor dat je werk meer leeft en helpt je prioriteren. Samen met je secretariaat collega’s zorg je voor een goedlopend secretariaat waarbij jullie elkaar vervangen als dat nodig is. Je bent zichtbaar en benaderbaar voor de medewerkers en je bouwt makkelijk je netwerk op binnen de organisatie. Het is dus belangrijk dat je goed kunt samenwerken, iemand op de juiste manier kunt aanspreken en open staat voor andere ideeën en werkwijzen.

In deze functie ben je dan ook de onmisbare schakel binnen de organisatie. Je houdt van afwisseling en je hebt het vermogen om het overzicht te bewaren, zelfs als het hectisch wordt. Jouw taken bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer: Jij zorgt ervoor dat de agenda van één of meerdere managers tot in de puntjes wordt geregeld. Of het nu gaat om belangrijke afspraken of last-minute wijzigingen, jij hebt alles onder controle en ontzorgt de manager.

• Administratieve en secretariële ondersteuning: Van het reserveren van vergaderzalen (intern of extern) tot het organiseren van bijeenkomsten en het beheren van de mailbox van je managers.

• Notuleren en vergaderondersteuning: Jij legt vergaderingen vast, noteert acties en besluitpunten en zorgt ervoor dat alles helder en gestructureerd is.

• Projectondersteuning: Je ondersteunt de collega’s van de onderzoeksafdelingen bij administratieve taken rondom hun projecten. Dit betekent dat je projectgegevens verwerkt, de administratieve voortgang van projecten bewaakt en knelpunten signaleert.

• Ruimte voor groei: Er is altijd ruimte om nieuwe verantwoordelijkheden op je te nemen, bijvoorbeeld door deel te nemen aan interne projecten. Het helpt dan ook dat je nauw samenwerkt met de andere afdelingen binnen het WODC. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe contacten en weet communicatie effectief te stroomlijnen.

Waarom is het zo leuk om bij het WODC te werken? Allereerst zijn dat de collega’s; inhoudelijk bevlogen en maatschappelijk betrokken mensen met interesse in elkaar en anderen. Er is een goede werksfeer binnen een professioneel secretariaat. Er wordt hard gewerkt maar werkplezier is net zo belangrijk. Daarnaast vinden wij bij het WODC dat investeren in jezelf, een investering in jouw toekomst is. Daarom krijg je bij ons de kans om jezelf verder te ontwikkelen door het volgen van cursussen en trainingen.

Als onderdeel van het sollicitatieproces vragen wij je om, in plaats van een motivatiebrief te schrijven, de volgende vragen te beantwoorden en mee te sturen. Beantwoord ze kort maar krachtig (maximaal 500 woorden totaal):

1. Wat zijn je ervaringen met complex agendabeheer en wat spreekt je hierin aan?

2. Beschrijf een situatie waarin je intensief hebt samengewerkt met verschillende collega's of belanghebbenden om een gezamenlijk doel te bereiken. Wat was jouw rol en wat was het resultaat?

3. Geef een voorbeeld van een situatie waarin een planning of agenda onverwachts veranderde. Hoe heb je prioriteiten gesteld, welke acties heb je ondernomen en wat was het resultaat?

4. Wat zoek je binnen je nieuwe werkplek en wat beng jij naar ons team?

Hier kom je te werken

Meer over Bedrijfsvoering en Directieondersteuning

Kennisinstituut voor de Rechtstaat van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) en voert zelf onafhankelijk, wetenschappelijk, beleidsgericht onderzoek uit of laat dit uitvoeren. Dit gaat gepaard met een constructieve relatie met JenV, haar ketenpartners en relevante anderen van buiten het ministerie. Het WODC draagt met haar onderzoek bij aan beleid, uitvoering en controle dat door feiten en kennis wordt ondersteund. Door het ontsluiten van onderzoeksresultaten voor politici, professionals, burgers, media en wetenschappers levert het WODC een bijdrage aan een veiligere en rechtvaardigere samenleving.

De afdeling waar je komt te werken is de afdeling Bedrijfsvoering en Directieondersteuning (B&D). Deze afdeling ondersteunt het WODC op het gebied van personeel en organisatie, financiën, huisvesting, kwaliteitszorg en compliance. Ook is hier het secretariaat ondergebracht.

Daarnaast heeft het WODC nog vier afdelingen:

- De afdeling Intern Wetenschappelijk Beleidsonderzoek (IWB) richt zich primair op het uitvoeren van beleidsrelevant wetenschappelijk onderzoek;

- De afdeling Externe Wetenschappelijke Beleidsonderzoek (EWB) is verantwoordelijk voor de aanbesteding en begeleiding van extern uitgevoerde onderzoeksprojecten;

- De afdeling Informatievoorziening en Datamanagement (I&D) draagt zorg voor een goede en veilige omgang met data, de ICT en de informatievoorziening;

- De afdeling Communicatie en Informatie (C&I) heeft tot taak het verzorgen van de interne en externe communicatie en het verspreiden verrijken van de kennis van het WODC.

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.

Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.

Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Ministerie van Justitie en Veiligheid

Bijzonderheden

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Het ministerie van Justitie en Veiligheid zet zich in voor een inclusieve arbeidsmarkt en neemt ook graag medewerkers aan die behoren tot de doelgroep van de Wet banenafspraak. Sta je geregistreerd in het doelgroepregister? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren."

Sollicitatiegesprekken worden gepland in week 46.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Je bent de spin in het web, creatief in het oplossen van problemen en een energieke, flexibele en communicatief sterke persoonlijkheid. Je hebt plezier in het ontzorgen van de managers, hebt oog voor detail en kunt goed prioriteiten stellen. Je weet hoe je een goede balans vindt tussen een dienstverlenende en assertieve houding, en je kunt zowel zelfstandig werken als goed samenwerken in teamverband. Jij weet ook hoe je met vertrouwelijke informatie omgaat, en doet dit altijd met de grootste integriteit.

Wat je verder in huis hebt:

• Je hebt minimaal een MBO-niveau 4 diploma, bij voorkeur in de richting van managementassistent of managementondersteuner;

• Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner; indien bij een ministerie of andere overheidsorganisatie is het een pré;

• Je kunt goed werken met Office-programma's zoals Microsoft Office, Outlook en Teams;

• Je hebt kennis van werkwijzen, methodieken en systemen voor managementondersteuning;

• Jouw Nederlands is uitstekend zowel sprekend als schrijvend.

Competenties:

• Samenwerken

• Proactief handelen

• Organisatorisch vermogen / plannen en organiseren

Schaal 7

€3.097

-

€3.984 (bruto)

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

1 jaar

32 - 36 uur

Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Ministerie van Justitie en Veiligheid plaatst de vacatures op werkenvoornederland.nl, de vacaturesite van de overheid. Wij halen ze daar op.