Managementondersteuner

Werk jij graag in een internationale en dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Als managementondersteuner bij de directie Maritieme Zaken zorg jij ervoor dat de directie soepel kan werken. Je organiseert, plant en houdt overzicht, zodat de directie haar werk goed kan uitvoeren. Krijg jij energie van regelen, schakelen en ontzorgen? Dan maken we graag kennis met je.

Hoe jij bijdraagt

Binnen de directie Maritieme Zaken ben jij een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van de directie. Je werkt in een internationale omgeving met veel verschillende contacten, afspraken en belangen.

Je houdt overzicht, bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken en acties worden opgevolgd. Daarbij schakel je veel met collega's, MT-leden en externe contacten, ook uit het buitenland. Je ondersteunt de directie bij agendabeheer, de documentenstroom en de organisatie van bijeenkomsten en vergaderingen.

In deze veelzijdige rol krijg je regelmatig te maken met onverwachte wijzigingen. Jij weet dan snel te schakelen, stelt prioriteiten en neemt initiatief om zaken zelfstandig op te lossen. Dankzij jouw nauwkeurigheid, flexibiliteit en proactieve houding blijven werkzaamheden soepel verlopen.

Jouw werkzaamheden

Je beheert complexe agenda's en biedt organisatorische en logistieke ondersteuning aan MT-leden.

Je prioriteert afspraken, verwerkt post- en mailverkeer en bewaakt de voortgang van acties.

Je organiseert (internationale) vergaderingen en bijeenkomsten, waaronder overleggen binnen de International Maritime Organization (IMO) en Centrale Commissie voor de Rijnvaart (CCR).

Je ondersteunt collega's bij het gebruik van Content Manager (CM) en Travelpoint en draagt bij aan een goede verwerking van de documentenstroom. Je maakt dossiers aan voor commissiedebatten in de Tweede Kamer.

Je ondersteunt bij complexe afspraken, het boeken van vergaderzalen en het oplossen van onverwachte wijzigingen in planningen.

Jouw team

Je werkt samen met vier andere managementondersteuners in een pool. Samen ondersteunen jullie 1 directeur en 5 MT-leden. Jullie delen kennis, sparren met elkaar en nemen werkzaamheden van elkaar over wanneer dat nodig is. Flexibiliteit en samenwerken zijn daarbij vanzelfsprekend. Binnen de directie heerst een open sfeer waarin collega's voor elkaar klaarstaan en waar hard werken en werkplezier hand in hand gaan.

Meer weten?

Wil je eerst meer informatie over de vacature voordat je gaat solliciteren? Of wil je inhoudelijk meer weten? Bel of app met Jolanda Op den Brouw, directiesecretaris, via 06 15 35 97 67. Zij staat je graag te woord!

Interesse gewekt? Solliciteer direct!

Hoe solliciteer je? Als onderdeel van het sollicitatieproces vragen wij je om, in plaats van een motivatiebrief te schrijven, de volgende vragen te beantwoorden en mee te sturen. Beantwoord ze kort maar krachtig (maximaal 500 woorden totaal):

Wat spreekt jou aan in deze rol van management ondersteuner en waarom wil je deze stap maken?

Beschrijf een situatie waarin je intensief hebt samengewerkt met verschillende collega's of belanghebbenden om een gezamenlijk doel te bereiken. Wat was jouw rol en wat was het resultaat?

Geef een voorbeeld van een situatie waarin een planning of agenda onverwachts veranderde. Hoe heb je prioriteiten gesteld, welke acties heb je ondernomen en wat was het resultaat?

Hier kom je te werken

Over Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem, en werkt aan het realiseren van een circulaire economie. Lees hier meer.

Digitalisering en datagedreven werken spelen een steeds grotere rol in ons werk. Binnen het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zetten we daarom actief in op het versterken van I-vakmanschap: de kennis, vaardigheden en houding om technologie en informatievoorziening slim, verantwoord en met impact in te zetten.

Talent als basis, diversiteit als kracht

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat bouwt aan een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen. Een organisatie waarin mensen zich betrokken en gewaardeerd voelen; niet ondanks, maar dankzij verschillen. Een organisatie waarin we samen werken aan een mooier Nederland. Daarom nodigen we iedereen (m/v/x) die aan het profiel van deze vacature voldoet, of gaat voldoen, uit om te solliciteren.

Directoraat-generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken

Zet je je graag in voor een veilige wereld in de lucht of op het water, op zowel nationaal als internationaal vlak? Het directoraat-generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken (DGLM) werkt aan een goed functionerend beleid voor zeevaart, havens, binnenvaart, luchtvaart en luchthavens. Met meer dan 300 collega’s werken we aan een mooier Nederland op dossiers zoals maritieme en luchtvaartveiligheid, luchtruimherziening, binnenwateren en goederenstromen. Actuele onderwerpen zijn CO2-vermindering en geluidsdichtheid in het dichtbevolkte Nederland.

DGLM bestaat uit 4 directies: de directie Luchtvaart, directie Maritieme Zaken, programmadirectie Omgeving Luchthaven Schiphol en programmadirectie Luchtruimvernieuwing.

Directie Maritieme Zaken

De directie Maritieme Zaken maakt deel uit van het directoraat-generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken (DGLM). De directie bestaat uit zo’n 90 FTE en is recent gegroeid van drie afdelingen (Binnenvaart en Vaarwegen, Zeevaart en Zeehavens en Maritieme veiligheid) naar vijf afdelingen, met de uitbreiding van de afdelingen Duurzame Scheepvaart en Multimodaal Goederenvervoer en Buisleidingen. Naast het maritieme beleid is de directie daarmee ook IenW-breed beleidsverantwoordelijk voor een efficiënt en digitaal georganiseerd transportsysteem van wegtransport, binnenvaart, spoorgoederenvervoer en buisleidingen. Onze opgaves houden zich niet aan de indeling van onze afdelingen. We kijken dan ook verder dan ons afdelings- en directiebelang. Wij vinden dat onze directie zich kenmerkt door collegialiteit, samen aanpakken en plezier maken, uitdagende klussen en in een goede sfeer samen aan de slag zijn. De directie heeft een internationaal karakter. Veel medewerkers zijn regelmatig in het buitenland voor overleg in en met internationale organisaties en hebben regelmatig contact met collega’s uit andere landen over maritiem beleid en wetgeving.

Bijzonderheden

Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.

Je standplaats is Den Haag.

De gesprekken vinden plaats in eek 43 of 44.

Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.

Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.

Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.

Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Je hebt minimaal een mbo-niveau 4 diploma, bij voorkeur in de richting van managementassistent of managementondersteuner.

Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld met complex agendabeheer en het organiseren van complexe internationale vergaderingen.

Je communiceert (mondeling en schriftelijk) uitstekend in het Nederlands en kunt e-mails en telefoongesprekken in het Engels afhandelen.

Je hebt kennis van werkwijzen, methodieken en systemen voor managementondersteuning.

Je kunt goed werken met Office-programma's zoals Word, Excel en PowerPoint.

Aan competenties breng je mee

Samenwerken : je werkt samen met verschillende collega's en belanghebbenden binnen en buiten de directie. Je stemt werkzaamheden goed af en zorgt ervoor dat afspraken, acties en ondersteuning goed op elkaar aansluiten.

Proactief handelen : je ziet wat er nodig is, neemt initiatief en zoekt zelfstandig naar oplossingen wanneer agenda’s wijzigen of onverwachte situaties ontstaan. Daarbij ben je flexibel en pak je ook werkzaamheden op die buiten je directe takenpakket vallen wanneer de situatie daarom vraagt.

Plannen en organiseren : je houdt overzicht over complexe agenda’s, afspraken, vergaderingen en acties. Je stelt prioriteiten en zorgt dat werkzaamheden tijdig en zorgvuldig worden uitgevoerd.

Schaal 7

€3.097

-

€3.984 (bruto)

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

12 maanden

24 - 36 uur

Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij ons werk je aan mooie en betekenisvolle projecten voor heel Nederland, in een organisatie die jouw ontwikkeling serieus neemt en je waardeert als professional. Dat zie je ook terug in de arbeidsvoorwaarden.

Arbeidsvoorwaarden:

144 vakantie-uren per jaar (bij 36 uur per week)

volledige OV-vergoeding of een km-vergoeding van € 0,07 of € 0,23 p/km (zie voorwaarden )

mobiele telefoon en laptop

budget van € 750 voor inrichting thuiswerkplek + thuiswerkvergoeding van € 2,45 p/dag

pensioenregeling via ABP

Een omgeving die jou ondersteunt en kansen biedt:

hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak met je leidinggevende

persoonlijke groei – opleidingen en loopbaanbegeleiding

Stel je arbeidsvoorwaarden zelf samen, passend bij jouw leven:

Individueel Keuzebudget (IKB) gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, bedrijfsfitness, verduurzaming van je woning of andere fiscaalvriendelijke doelen

flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof)

Bekijk hier de volledige CAO van het Rijk.

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat plaatst de vacatures op werkenvoornederland.nl, de vacaturesite van de overheid. Wij halen ze daar op.