Senior HR-assistent

Vacature kenmerken

Standplaats Utrecht

Contractduur 12 maanden

Uren per week 38 - 38

Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Niveau MBO 4

Vakgebied Personeel en organisatie

Vacaturenummer 82180

Dienstverband Tijdelijke aanstelling​​

Functiegroep Burger​

Functieomschrijving

Breng jij overzicht, help je collega’s graag op weg en zie je hoe HR-administratie beter kan?

Een personele aanvraag die zorgvuldig wordt verwerkt. Een collega die dankzij jouw uitleg verder kan. Een knelpunt dat je samen oplost voordat het werk vastloopt. Als senior HR-assistent bij het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) combineer je jouw ervaring in de HR-administratie met de dagelijkse vakinhoudelijke begeleiding van collega’s. Voor de duur van één jaar zoeken we iemand die samen met een betrokken team verder wil bouwen aan betrouwbare, klantgerichte dienstverlening.

Defensie groeit en dat stelt ook eisen aan de personele ondersteuning. Jij houdt overzicht over de werkzaamheden, helpt prioriteiten te stellen en zorgt samen met het team dat aanvragen tijdig, juist en volledig worden verwerkt. Je staat dicht bij de uitvoering en gebruikt die kennis om werkwijzen te verbeteren. Daarbij heb je oog voor de mensen die het werk doen én voor de medewerkers en het lijnmanagement die op onze dienstverlening rekenen.

Wat ga je doen

Je bent een vertrouwd aanspreekpunt voor het team en voor de collega’s met wie we samenwerken. Je combineert vakinhoudelijke begeleiding met coördinatie en procesverbetering. Dit pak je op:

Je begeleidt HR-assistenten in de dagelijkse praktijk. Je beantwoordt inhoudelijke vragen, denkt mee bij lastige aanvragen en helpt collega’s hun werk goed en met plezier uit te voeren. Je voert periodieke gesprekken over de uitvoering van het werk en legt afspraken vast.

Je coördineert de administratieve werkzaamheden binnen jouw aandachtsgebied. Samen met het team zorg je voor een passende werkverdeling, stel je prioriteiten op basis van urgentie en capaciteit en bewaak je de voortgang en kwaliteit, ook bij piekbelasting en deadlines.

Je maakt en actualiseert planningen. Je brengt terugkerende werkzaamheden in beeld en organiseert de administratieve ondersteuning bij reorganisaties, zodat duidelijk is wat wanneer nodig is.

Je onderhoudt contact met HR-advies, DCHR en andere betrokken partijen. Je stemt werkzaamheden en verwachtingen af, geeft inzicht in de voortgang en zoekt samen naar oplossingen voor knelpunten. Zo draag je bij aan toegankelijke en betrouwbare dienstverlening.

Je maakt werkvoorraden en resultaten inzichtelijk met rapportages en overzichten. Je interpreteert gegevens, signaleert trends en licht toe wat deze betekenen voor de uitvoering en de benodigde inzet.

Je helpt processen en digitale ondersteuning verbeteren. Je signaleert knelpunten in systemen en werkwijzen en doet concrete verbetervoorstellen. Ook bewaak je het overzicht van geautomatiseerde handelingen met softwarerobots (RPA), signaleer je uitval en zet je acties voor herstel en verbetering in gang.

Functie-eisen

Wie ben jij

Je krijgt energie van een team dat prettig samenwerkt en samen goed werk levert. Je waardeert de ervaring en kwaliteiten die er al zijn en sluit aan bij wat collega’s nodig hebben. Je bent benaderbaar, legt helder uit en blijft rustig als de druk toeneemt. Je ziet wat aandacht vraagt en neemt initiatief om samen verder te komen.

Je helpt collega’s graag bij inhoudelijke vragen en zorgt dat zij met vertrouwen aan het werk kunnen.

Je houdt overzicht, werkt planmatig en maakt duidelijke afspraken over prioriteiten en voortgang.

Je bekijkt de dienstverlening vanuit de klant, vraagt door en communiceert helder over wat mogelijk is en wanneer.

Je zoekt actief de samenwerking op en maakt knelpunten tijdig bespreekbaar.

Je werkt zorgvuldig met personeelsgegevens en bent nieuwsgierig naar manieren om processen slimmer en eenvoudiger te organiseren.

Wat breng je mee

Je combineert ervaring in de HR-administratie met coachende vaardigheden en gevoel voor dienstverlening. Dit breng je mee:

Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 in de richting HRM, bedrijfskunde of administratie.

Drie tot vijf jaar werkervaring in een functie met administratieve HR-taken.

Kennis van HR-processen, administratieve processen en relevante wet- en regelgeving.

Vaardigheid in het begeleiden en coachen van collega’s, het stellen van prioriteiten en het behouden van overzicht.

Vaardigheid in het verzamelen en interpreteren van gegevens en het opstellen en toelichten van rapportages.

Ervaring met HR-systemen en Microsoft Office, waaronder Excel.

Wil jij jouw ervaring een jaar lang inzetten voor het team en de HR-dienstverlening van DOSCO? Solliciteer en laat ons weten wat jij wilt bijdragen. We maken graag kennis met je.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling​​

Contractduur 12 maanden

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Bij Defensie krijg je als medewerker maandelijks beschikking over een individueel keuzebudget (IKB). Dit IKB is opgebouwd uit je vakantiegeld en de eindejaarsuitkering. Hierdoor bedraagt het 16,33% van je bruto salaris.

Je kunt het IKB opsparen, uit laten betalen of besteden. Dit laatste kan bijvoorbeeld aan mobiliteit (fiets of e-bike), IT-middelen (laptop, etc), vakbondscontributie of extra vakantiedagen. Het IKB maakt een groot deel van je salaris direct bruikbaar voor wat jij écht belangrijk vindt.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.

• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.

De Nederlandse nationaliteit is vereist. Lever alsjeblieft jouw cv en brief aan in het Nederlands.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

Waar ga je werken

Je komt te werken binnen de HR-administratie van DOSCO, die onderdeel wordt van de toekomstige afdeling Services binnen de directie HR. DOSCO levert de ondersteuning die de krijgsmacht nodig heeft om inzetbaar te zijn en te blijven. De organisatie omvat uiteenlopende bedrijven en eenheden op het gebied van onder meer gezondheidszorg, beveiliging, logistiek, facilitaire dienstverlening en opleidingen.

Jij werkt nauw samen met de collega HR-assistenten, de leidinggevende, HR-advies en het Dienstencentrum Human Resources (DCHR). Samen zorgen jullie voor een goede aansluiting tussen de personele vraag en de administratieve afhandeling.

De stafafdeling van het Defensie Ondersteuningscommando geeft gespecialiseerd advies en verleent ondersteunende diensten. Hierdoor kunnen de divisies, bedrijven, dienstencentra en instituten hun kernactiviteiten uit voeren. De staf van het Defensie Ondersteuningscommando bestaat uit 8 afdelingen en 3 bijzondere organisatie-eenheden.

Deze zorgen samen voor zaken als personeelsbeleid, communicatie, inkoop, gebouwen en grondgebied, bestuursondersteuning, integreitsbewustzijn, militaire muziek en toezicht op militaire gezondheidszorg.

De Directie Personeel en Organisatie (P&O) van het Defensie Ondersteuningscommando werkt aan een gezonde, doeltreffende en doelmatige organisatie. Een organisatie met voldoende goed opgeleide, gemotiveerde en verantwoordelijke medewerkers die de taken van het commando kunnen uitvoeren. Dat doen we onder meer door professioneel P&O-advies te geven aan lijnmanagers en medewerkers. Vanuit de directie Personeel & Organisatie wordt er dedicated gewerkt voor de Divisies.

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevr. F. Vegter, Hoofd HR Services

FWG.Vegter@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Dhr. L. van Ginneken, HR-adviseur

LJHP.v.Ginneken@mindef.nl

Het Ministerie van Defensie publiceert zijn vacatures op de eigen website. Wij hebben ze daar opgehaald.